Pro Archives : Archivage physique

La convention CIDRE et CIDE-COP | Changer de syndic | changezvotresyndic.com

Au fil des années, le volume d’archives lié à la copropriété n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante au sein de son cabinet ; ce qui soulève la question de recourir à des solutions d’archivage dédiées. C'est ainsi que PRO.ARCHIVES est devenu leader des solutions d'archivage physique et numérique au service exclusif des métiers de l’immobilier.

Nous offrons à nos clients une réponse sur-mesure en assurant la gestion complète et sécurisée des documents en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur.

Unique et originale, la solution PRO.ARCHIVES a été créée pour les Administrateurs de Biens grâce à une parfaite connaissance de leur métier.

Processus d'externalisation des archives

Pro Archives : Archivage physique | Changer de syndic | changezvotresyndic.com

Etape par étape


Enlèvement des archives N-1 à N-10 voire plus en fonction de la nature du document :

  • Planification de l'intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,

Traitement du fonds documentaire et établissement de l'inventaire des archives :

  • Audit et cubage par nos équipes,
  • Saisie d'inventaire sur la base des photos prises par les archivistes,
  • Intégration de l'inventaire sur notre Espace Client,
  • Délivrance des codes identifiants au client,

Consultation et communication des archives :

  • Accès par internet via un site sécurisé,
  • Consultation illimitée 24h/24 et 7j/7
  • Consultation des inventaires,
  • Demande de livraison,
  • Demande de retour,
  • Gestion hiérarchisée et sécurisée des droits d'accès (habilitations),
  • Communication physique des originaux sous 48 heures,

Réapprovisionnement annuel :

  • Planification de l'intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,
  • Mise à jour de l’inventaire disponible en ligne sur l’Espace Client,

Elimination en fin de conservation :

  • Proposition annuelle d'élimination pour validation client,
  • Destruction annuelle des archives périmées,
  • Transfert des archives au successeur en cas de perte de mandat

Source : Pro Archives