L’immatriculation de la copropriété est désormais une obligation. Les copropriétés doivent aujourd’hui être immatriculées au sein d’un registre national d’immatriculation. Cette immatriculation doit intervenir dans des délais qui varient selon la taille de la copropriété :

Immatriculation de la copropriété : pourquoi ?

Le registre national d’immatriculation des copropriétés a pour vocation de faciliter la connaissance de l’état des copropriétés et de prévenir ainsi la survenance de dysfonctionnements. Les données renseignées dans ce registre permettent notamment à des institutionnels, mais aussi aux particuliers, d’accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés. L’immatriculation de la copropriété a donc une valeur statistique qui n’est pas dénuée d’intérêt, puisqu’elle permet d’accéder à de précieuses informations de comparaisons.

Immatriculation de la copropriété : qui doit la faire ?

L’immatriculation de la copropriété est faite par :

  • le syndic en exercice, l’ancien syndic à l’occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
  • l’administrateur provisoire désigné par le tribunal de grande instance (TGI) lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
  • le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté,
  • le notaire en cas de mise en copropriété d’un immeuble ou lors de la vente d’un lot.

La personne qui accomplit la démarche d’immatriculation de la copropriété est désignée comme le télédéclarant. Cette démarche s’accomplit en ligne, après avoir ouvert un compte. Depuis ce compte, on peut effectuer l’immatriculation initiale ou la mise à jour des données. Si un télédéclarant possède déjà un compte, il peut effectuer ces démarches après avoir rattaché son compte à la copropriété.

Pour les copropriétés existantes au 1er janvier 2017, ce rattachement est effectué automatiquement par l’Agence Nationale de l’Habitat (Anah) qui est désignée comme étant le teneur du registre national évoqué plus haut.

L’immatriculation initiale est par en principe réalisé par le syndic. Toutefois, un notaire peut également intervenir pour immatriculer la copropriété, notamment lors de la mise en copropriété d’un immeuble et en cas de vente de lot(s).

Immatriculation de la copropriété : le contenu

Lors de l’immatriculation de la copropriété, le télédéclarant doit apporter des informations assez précises au travers de différentes données parmi lesquelles :

  • des données d’identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de copropriété, nom du syndic…),
  • des données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et impayés…),
  • des données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d’ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l’immeuble…),
  • des informations sur d’éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde…).

Immatriculation de la copropriété : mise à jour annuelle

Chaque année, le syndic ou l’administrateur provisoire doit actualiser les informations d’immatriculation de la copropriété contenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d’autres informations change, il doit être actualisé au même moment que pour les données financières, c’est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.

Mise à jour pour événements particuliers

Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires doivent également être actualisés. Par exemple, la division entraînant la création de syndicats séparés, ou l’expropriation pour cause d’utilité.

Immatriculation de la copropriété : conséquence de l’absence d’immatriculation

En l’absence d’immatriculation de la copropriété, le syndic peut être mis en demeure de régulariser la situation par :

  • l’Anah,
  • n’importe quel copropriétaire,
  • ou toute personne ayant un intérêt.

Si le syndic ne procède pas à l’immatriculation de la copropriété dans un délai d’un mois suivant la mise en demeure, l’Anah peut lui appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

Immatriculation de la copropriété : textes de référence

Si vous souhaitez une assistance sur les questions d’immatriculation de la copropriété, nous rappelons qu’en application de l’article 27 du décret du 17 mars 1967 : « Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité ». Consultez nous !

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