La feuille de présence et les pouvoirs

La convention CIDRE et CIDE-COP | Changer de syndic | changezvotresyndic.com

La feuille de présence

En arrivant au lieu, le jour et à l’heure indiqués dans la convocation, chaque copropriétaire émarge la feuille de présence.

Il s’agit du document établi par le syndic où figurent le nom et l’adresse de tous les copropriétaires et, le cas échéant, ceux de leurs mandataires, ainsi que le nombre de voix dont ils disposent. Pour participer aux votes, chaque copropriétaire présent ou représenté doit la signer. En la signant es qualité, le président de séance la certifie exacte. La feuille de présence doit également être signée des scrutateurs et, selon l’usage, du secrétaire.

La feuille de présence constitue une annexe du procès verbal dont tout copropriétaire peut demander copie à ses frais.

Les pouvoirs

Si un copropriétaire ne peut assister à l’assemblée, il peut se faire représenter par un mandataire de son choix, qu’il soit ou non copropriétaire, au moyen d’un pouvoir (également appelé procuration ou mandat)

Deux limites sont fixées par la loi du 10 juillet 1965 :

– le syndic, les membres de sa famille et ses préposés ne peuvent être mandataires d’un copropriétaire

– un mandataire ne peut détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total de ses propres voix, ajouté à celui de ses mandants, n’excède pas 5% des voix de l’ensemble du syndicat. La pratique des pouvoirs « en blanc », c’est à dire des pouvoirs adressés au syndic sans indication du nom du mandataire n’est pas nulle mais doit être évitée.

En pareil cas, le pouvoir est remis au président de séance avant l’ouverture des débats pour être ensuite distribué à un copropriétaire qui veut bien l’accepter.

Quelques observations importantes à propos des pouvoirs :

• Si la forme des pouvoirs n’est pas codifiée, l’écrit (original) demeure la règle.

• La traditionnelle formule du « bon pour pouvoir » ne répond à aucune exigence légale.

• Le vote par correspondance, exclusif de tout débat, est interdit en copropriété.

• Le mandat impératif (pouvoir assorti de consignes de vote) est admis mais le mandataire reste libre de son vote.

• La substitution (mandat délégué par un mandataire à un autre mandataire) est de droit, sauf si le pouvoir l’interdit expressément, ce qui, en pratique, se rencontre rarement.