Les comptes et leurs contrôles

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Le conseil syndical a pour mission essentielle de vérifier la comptabilité du syndic. Il peut donc, après l’en avoir averti, se rendre à son cabinet pour prendre connaissance, et copie, de toutes les pièces, documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. L’article 26 du décret du 17 mars 1967 l’engage à procéder, notamment, au contrôle de la comptabilité du syndicat, de la répartition des dépenses, des conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les contrats, ainsi qu’à l’élaboration d’un budget prévisionnel, dont il suit l’exécution.

 

Les charges et leurs répartitions

Les copropriétaires vont être mis à contribution pour régler toutes les charges de fonctionnement de l’immeuble, ainsi que les travaux et réparations. La loi distingue les charges générales, réparties en fonction des tantièmes de copropriété, et les charges d’équipement ou de services, réparties selon leur utilité pour chaque lot.

L’utilité est potentielle : c’est la mise à disposition qui créé l’obligation de payer. Ainsi, les absents ne sont pas dispensés du paiement des charges d’ascenseur, de chauffage, d’eau, d’antenne de télévision, de digicode ou d’entretien de la porte parking, etc.

Le règlement de copropriété prévoit des grilles de répartition spécifiques à chaque équipement.

 

Le budget prévisionnel

Chaque année, le syndic établit un budget des dépenses courantes, poste par poste, qu’il propose au conseil syndical. Ce budget est établi au regard des dépenses passées et de celles envisagées dans le courant de l’année (remplacement d’un digicode, adjonctions de plantations, etc).

 

Les sommes appelées par le syndic

Les avances de trésoreries :

Le règlement de copropriété, ou une assemblée générale, peut prévoir de constituer une avance de trésorerie permanente, parfois baptisée fonds de roulement, qui est ainsi une réserve pour faire face aux imprévus.

Les appels de fonds trimestriels :

Le syndic lancera des appels de fonds trimestriels en fonction d’un budget annuel prévisionnel. Les appels de charges sont envoyés au début de chaque trimestre aux copropriétaires. Ils représentent chacun 25 % du budget prévisionnel adopté en assemblée générale. En fin d’année, les comptes sont clôturés.

Dès que l’assemblée générale a approuvé les comptes, le syndic procède à la régularisation des charges :

  • si les versements trimestriels ont été supérieurs aux dépenses réelles, le crédit viendra en déduction des appels de charges à venir,
  • si les versements trimestriels ont été inférieurs aux dépenses réelles, le débit viendra en supplément des appels de charges à venir.

Les provisions spéciales

Le syndic peut appeler des provisions spéciales, constituées pour réaliser des travaux ou des opérations exceptionnelles. Le principe, le montant et la destination de ces provisions doivent être votés en assemblée générale, et le syndic ne peut les utiliser à d’autres fins.

 

Les appels spéciaux pour gros travaux

Certains travaux (ravalement de façade, étanchéité, toiture, rénovation des parties communes) ne relèvent pas de l’entretien courant. Ces travaux font l’objet d’une décision d’assemblée générale sur la base d’un appel d’offres auprès de différentes entreprises et sont payés par des appels spéciaux dont le montant et la périodicité sont définis par l’assemblée générale.

Une fois par an, les copropriétaires sont invités à approuver les comptes au cours d’une assemblée générale. À la convocation, doivent être joints les documents suivants :

  • le compte des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé,
  • un état des dettes et des créances,
  • une situation de trésorerie mentionnant le solde bancaire à la date de clôture de l’exercice,
  • le budget prévisionnel de l’exercice à venir.

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