La loi oblige désormais les copropriétés à mettre leur syndic en concurrence tous les trois ans. Mais comment changer de syndic ? Attention, c'est une démarche qui ne s’improvise pas ! Marche à suivre pour réussir l’opération. comment changer de syndic

Comment changer de syndic : quelles sont les obligations des copropriétés?

La loi Alur du 24 mars 2014 avait posé le principe d'une obligation annuelle de mise en concurrence des syndics de copropriété. Mais cette disposition s'est révélée très rapidement trop contraignante. Elle a donc été revue et modulée par la loi Macron du 6 août 2015. Ainsi, la fréquence de mise en concurrence pour changer de syndic a changé. Elle est passée de un à trois ans. Une amélioration sensible et bienvenue. Le fait de changer de syndic, ou même simplement d'organiser une mise en concurrence crédible, est une tâche ardue pour toutes les copropriétés. Cette obligation des trois ans peut être contournée dans certains cas. Par exemple, si aucun autre syndic ne se trouve à moins de 30 kilomètres de la copropriété, celle-ci n'est pas tenu de le mettre en concurrence de manière obligatoire.

La loi Macron a d'ailleurs très bien perçu sur ce sujet la nécessité de souplesse. Changer de syndic est une affaire complexe. Cela nécessite de la préparation, du consensus et un suivi assez fastidieux. Ainsi, elle a entériné la possibilité pour les copropriétés de déroger à cette obligation. Cela peut donc se faire d'une manière tout à fait légale. Des copropriétaires se déclarent satisfaits du syndic déjà en charge de leur copropriété ? Ils peuvent tout simplement décider de voter une dispense de mise en concurrence. Ce vote doit intervenir lors de l’assemblée générale (AG) précédant celle de l'année d'obligation. Par exemple, si la mise en concurrence doit se faire en 2019, le vote concernant la dispense devra être effectué lors de l’AG de 2018. Cette dispense de mise en concurrence doit recueillir la majortié des voix des copropriétaires (majorité de l'article 25). comment changer de syndic

Comment changer de syndic : rédiger l’ordre du jour

On ne le répétera jamais assez, changer de syndic ne peut pas - et ne doit pas - se faire dans l'urgence et la précipitation. Comme tout autre point, la question du changement de syndic doit être anticipée et figurer à l’ordre du jour de l’AG. Celle-ci doit impérativement se tenir avant que le mandat du syndic arrive à son terme. Dans tous les cas de figure, s'assurer d'un délai confortable avant cette échéance est une bonne idée. Un mois semble le minimum. Ainsi, dans le cas ou le vote ne pourrait être validé - par exemple faute de majorité suffisante, cette marge de sécurité permettrait d'organiser une assemblée générale extraordinaire qui respecterait encore la date butoir.

Bien évidemment, l’ordre du jour de l’assemblée doit comporter la résolution portant sur la désignation d’un nouveau syndic. Tous les contrats des syndics qui ont été retenus pour l'appel d'offre doivent être joints à la convocation. Pour mieux éclairer les copropriétaires, le conseil syndical a bien-sûr la possibilité de transmettre un avis écrit sur les différents contrats ainsi présentés. Ce document doit être également joint à la convocation à l’AG.

Chaque copropriétaire peut porter à la connaissance de l'assemblée générale la candidature d'un prestataire, même s'il n'appartient pas au conseil syndical. Il doit faire parvenir sa demande, ainsi que le projet de contrat devisé, par lettre recommandée avec avis de réception au syndic au moins deux mois avant la date de l’assemblée. Ceci afin que cette proposition puisse être incluse dans la convocation. Attention, une demande effectuée trop tardivement pourra légitimement ne pas être prise en compte.

Comment changer de syndic : l’assemblée générale

Le jour de l'assemblée, les copropriétaires vont devoir définir leur position sur chacune des candidatures proposées, à la majorité de l’article 25. Le prestataire qui obtient la majorité absolue des voix (au moins 501 millièmes) est élu. Attention, les copropriétaires peuvent voter pour plusieurs candidatures. Il peut donc arriver que plusieurs prestataires postulants recueille la majorité requise. Dans ce cas, somme toute très particulier, la procédure est claire : c’est la candidature ayant obtenu le plus de tantièmes (quote-part de la copropriété détenue par chaque copropriétaire) qui remporte le vote.

Autre cas particulier : aucun des postulants n’a obtenu la majorité absolue, mais l’un d’entre eux a obtenu au moins un tiers des voix. La loi autorise alors l'organisation d'un nouveau vote. Il peut s'effectuer immédiatement. La majorité requise n'est plus alors que celle des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée. On appelle cela la majorité simple dite « de l’article 4 ». Si deux ou plusieurs postulants se retrouvent encore à égalité de voix avec cette majorité simple, c’est là encore le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de tantièmes qui emporte le vote.

Dans le cas ou, malgré ces procédures, le vote ne parvient pas à désigner l'un des prestataires proposés, et si aucun candidat ne parvient à fédérer au moins le tiers des voix, il faudra, pour parvenir à changer de syndic, convoquer dans les trois mois une nouvelle assemblée. On comprend l'importance de ne pas attendre la toute fin du contrat du syndic en place pour lancer la procédure. comment changer de syndic

Enfin, si le vote des copropriétaires désigne un nouveau syndic lors de l'assemblée, le changement est immédiat. Aussi incongru que cela puisse paraître, le syndic sortant doit quitter les lieux. Le nouveau syndic le remplace pour assurer la suite de l'assemblée. Enfin, il signe le procès-verbal qui sera diffusé aux copropriétaires.

La suite est logique. Il s'agit de mener à bien la transmission de l'ensemble des comptes et des documents d'archives de la copropriété de l'ancien vers le nouveau syndic. Cette procédure est réglementée par la loi de 1965 (art. 18-2). Elle impose que l’intégralité des archives, des comptes, des documents mais aussi la totalité des fonds immédiatement disponibles soient transférés au nouveau syndic dans un délai d'un mois après l'assemblée. Le solde des fonds qui sera disponibles après apurement des comptes et l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat peut-être transmis dans un délai de deux mois supplémentaires par l’ancien syndic. comment changer de syndic

Comment changer de syndic ? On l'aura compris, l'anticipation et la préparation sont les maîtres mots. Ensuite, le respect point par point des procédures établies par la loi doivent permettre de mener à bien la transition.

Si vous souhaitez être assisté pour changer de syndic, nous rappelons qu'en application de l'article 27 dudécret du 17 mars 1967 : "Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité". Consultez nous !

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