La convocation de l’assemblée générale

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La convocation de l'assemblée générale : qui convoque ?

Dans les situations normales, il appartient au syndic de convoquer tous les copropriétaires à l’adresse qu’ils lui ont notifiée :

- soit spontanément si aucune demande ne lui est formulée, et au moins une fois l’an. - soit sur demande du conseil syndical

- soit enfin sur demande d’un ou plusieurs copropriétaires représentant plus du quart des voix de tous les copropriétaires.

La loi prévoit enfin deux situations exceptionnelles : celle où le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours, et celle où un copropriétaire ou un mandataire de justice peut-être habilité à convoquer par décision du tribunal.

La convocation de l'assemblée générale : qui doit être convoqué ?

Tous les copropriétaires en titre doivent être convoqués à leur domicile réel ou élu notifié au syndic.

Tant que le notaire chargé de l’acte authentique de vente d’un lot n’a pas effectué la notification de transfert prévue par la loi, le syndic ne peut pas et ne doit pas convoquer d’autres personnes que celles figurant dans son fichier. Les indivisaires ou les personnes titulaires de droits démembrés sur un lot (usufruitiers et nu propriétaires) doivent désigner un mandataire commun, seul habilité à recevoir les convocations. Les représentants des associations de locataires doivent également être convoqués. Ils peuvent participer à l’assemblée générale sans toutefois prendre part aux décisions.

La convocation de l'assemblée générale : où convoquer ?

En principe les copropriétaires doivent être convoqués dans la commune de situation de l’immeuble. Le règlement de copropriété ou une assemblée générale ultérieure peuvent toutefois fixer des règles différentes (souvent élargies aux communes limitrophes).

La convocation de l'assemblée générale : la forme de la convocation

A peine de nullité, la convocation doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins 21 jours avant la date de la réunion. Depuis fin 2015, il est possible, à certaines conditions encadrées, de convoquer par courrier électronique. Le décompte des jours s’effectue à partir du lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire ou au dépôt sur sa boîte électronique.

La convocation peut également être effectuée par remise du pli au destinataire contre récépissé ou émargement. Cette pratique présente l’avantage d’économiser les frais de recommandé mais a l’inconvénient d’allonger les délais et de multiplier les risques car les copropriétaires qui n’ont pas émargé doivent alors obligatoirement être convoqués par lettre recommandée dans les délais légaux.

La convocation de l'assemblée générale : le contenu de la convocation

Outre les lieux, jour et heure de l’assemblée, la convocation comporte nécessairement un ordre du jour, c’est-à-dire la liste des points qui seront abordés en séance et soumis au vote des copropriétaires.

- Pour la validité des décisions, la loi oblige le syndic à joindre certains documents à la convocation. Il s’agit notamment du projet de budget, des conditions essentielles des contrats proposés, du contrat de syndic, ainsi que les projets de résolutions de certains sujets.

- Pour l’information des copropriétaires, certains documents sont facultativement joints à la convocation : il s’agit de certaines annexes du budget, de l’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire et de l’état détaillé des rémunérations du syndic.

Question qu’un copropriétaire souhaite voir inscrite à l’ordre du jour

Par soucis de courtoisie et d’efficacité, il est préférable de saisir les membres du conseil syndical des questions qu’un ou plusieurs copropriétaires souhaitent voir inscrites à l’ordre du jour. Ces questions seront alors transmises au syndic lors de la préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Ce n’est qu’à défaut ou en cas de refus qu’il appartient au copropriétaire de formuler sa demande auprès du syndic par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Si la demande lui parvient dans des délais raisonnables avant l’envoi de la convocation, le syndic portera cette question à l’ordre du jour ; dans le cas contraire, cette question sera reportée à l’ordre du jour de l’assemblée suivante.