L'externalisation des archives de la copropriété peut-elle donner matière à facturation par le Syndic ? Rappelons tout d'abord que le syndic, en tant qu'archiviste, détient et gère les archives du syndicat. Il arrive toutefois en pratique, compte tenu de la place considérable que prennent les archives d'un syndicat de copropriétaires, que ces dernières soient confiées à des prestataires extérieurs spécialisés.

Externalisation des archives de la copropriété : le syndic peut-il continuer à facturer ?

Facturation de l'externalisation des archives de la copropriété : la loi clarifie le sujet.

C'est la loi ALUR du 24 mars 2014 qui est venue modifier la pratique de l'externalisation des archives de la copropriété. Dorénavant le syndic doit soumettre au vote de l'assemblée générale la décision de confier les archives à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965). La décision est votée à la majorité de l'article 25. Par ailleurs, il est précisé que cette faculté d'externalisation des archives de la copropriété ne peut donner lieu à une rémunération spécifique au profit du syndic.

Autrement dit, un syndicat qui souhaite confier ses archives à un prestataire devra régler le coût de cette externalisation des archives de la copropriété auprès de l'archiviste choisi, sans pour autant devoir des honoraires particuliers au syndic.

Externalisation des archives de la copropriété : le contrat de syndic doit préciser si la prestation est inclue aux honoraires

Par ailleurs, le contrat de syndic type, issu du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 pris en application de l'article 18-1A de la loi de 1965, précise que certaines dispositions peuvent être exclues des missions du syndic, et ce dans toutes les hypothèses où la loi a permis à l'assemblée générale de définir des conditions particulières de gestion du syndicat. Il en est ainsi par exemple de la décision de confier l'externalisation des archives de la copropriété à une entreprise spécialisée, aux frais du syndicat des copropriétaires. En présence d'une telle décision, la gestion des archives n'est pas incluse dans le forfait. A cet effet, il y a lieu de distinguer deux situations :

- soit la décision d'externalisation des archives de la copropriété a été prise avant la conclusion du contrat de syndic, auquel cas, l'élaboration du forfait ne prend pas en compte la prestation relative à la gestion des archives ;

- soit la décision d'externaliser les archives est prise en cours d'exécution du contrat de syndic, auquel cas le montant de la prestation doit alors être déduit dudit forfait.

(1) L'article 18-2 a été légèrement modifié par la loi du 24 mars 2014 afin d'indiquer que la décision de remettre les archives externalisées provenait dorénavant du syndicat et non du syndic :

« Dans l'hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. »

Source :  FNAIM - RENAUD TURC

Si vous souhaitez être assisté, nous rappelons qu'en application de l'article 27 du décret du 17 mars 1967 : "Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité". Consultez nous !

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