Le bureau de séance en assemblée générale

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L’article 15 du décret du 17 mars 1967 stipule qu’au « début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne (…) son président et, le cas échéant, son bureau ». Le président est bien entendu désigné parmi les membres de l’assemblée.

Le bureau de séance : la présidence de l’assemblée

Préalablement à l’examen des différentes résolutions, l’assemblée doit obligatoirement élire parmi les copropriétaires, et par un vote distinct, son président de séance.

Le président de séance certifie la feuille de présence, contrôle les pouvoirs, dirige les débats en faisant respecter l’ordre du jour, et signe le procès verbal établi par le secrétaire.

Si le président de l’assemblée est fréquemment le président du conseil syndical, ce n’est en aucun cas une obligation. Par contre, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965exclut de la possibilité d’être élu président « le syndic, son conjoint, et ses préposés », et ce quand bien même ils auraient la qualité de copropriétaire.

Le président est élu à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Il doit être élu par l’assemblée au moyen d’un vote distinct de celui pour les assesseurs et le secrétaire, et mention de cette élection doit, sous peine de nullité de l’assemblée, figurer explicitement sur le procès-verbal.

Le bureau de séance : le ou les scrutateurs

En fonction des prescriptions éventuelles du règlement de copropriété, l’assemblée élit au moins un ou plusieurs scrutateurs par un vote distinct.

Le ou les scrutateurs contrôlent la régularité des votes et signent le procès-verbal établi par le secrétaire.

Le bureau de séance : le secrétaire de séance

Selon l‛alinéa 2 de l‛article 15 du décret du 17 mars 1967 : le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l‛assemblée générale. Il en résulte qu‛un membre de l‛assemblée peut se porter candidat et qu‛un vote est alors nécessaire.

L‛assemblée peut désigner qui bon lui semble comme secrétaire de séance que celui-ci soit copropriétaire ou pas. La Cour de cassation admet même que le salarié de l‛un des candidats aux fonctions de syndic puisse être désigné en tant que secrétaire de l‛assemblée. (C. cass. 3° civ, 17/07/1996, n° 94-1514)

Le syndic n‛a pas besoin d‛être élu pour assurer le secrétariat de l‛assemblée.

Cette solution, qui a été retenue par la cour d‛appel de Paris, découle de la disposition de l‛article 15, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967 qui dispose que le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l‛assemblée générale.

Celle-ci n‛est donc appelée à voter que si elle désire que soit désignée une personne autre que le syndic. La cour estime même, manifestant ainsi qu‛elle est hostile à un formalisme excessif, qu‛un vote n‛est pas nécessaire dès lors qu‛une résolution constate que le secrétaire a été désigné à l‛unanimité. (CA Paris, 23e ch. A, 14 nov. 2001)

Si le secrétariat est assuré par le syndic conformément à cet alinéa 2 du décret et si le mandat du syndic prend fin le jour de l‛assemblée il est probable que dès l‛élection d‛un nouveau syndic celui qui tient le secrétariat quitte ses fonctions et même l‛assemblée puisque n‛exerçant plus ses fonctions de syndic.

Si vous souhaitez être assisté, nous rappelons qu'en application de l'article 27 du décret du 17 mars 1967 : "Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité". Consultez nous !